Un caso práctico en el que VoIP beneficiará a su empresa

Las empresas se van dando cuenta del potencial del VoIP según va creciendo su popularidad. Cualquier organización tiene dudas sobre esta tecnología, pero hay una duda que destaca por ser la más importante de todas: ¿en qué aspecto de nuestro negocio nos puede beneficiar VoIP?.

La mayoría de las empresas se resisten a mejorar su tecnología si no tienen una buena razón. Si el proyecto es grande va a causar problemas en la empresa y no siempre se cumple con los plazos o con los presupuestos. Si los sistemas de tu empresa funcionan y no causan problemas, es normal que no veas la necesidad de cambiar. Además, las nuevas tecnologías implican riesgos, así que, ¿vale la pena?

Hay muchos ejemplos que justifican las molestias de actualizar a VoIP. La razón más común es reducir costes, otra razón es seguir siendo competitivos y mejorar la productividad.

Ejemplo práctico: reducir el coste de las telecomunicaciones es la razón principal del cambio. La mayoría de las empresas van a ver una bajada en sus facturas, pero no es fácil saber cuánto se van a ahorrar. La tecnología VoIP trae beneficios a corto plazo y a largo plazo. Algunas compañías quieren VoIP para reducir lo que pagan en particular. Otras lo usan para reducir costes operacionales.

Ahorro a corto plazo

Cuánto puedas ahorrar por pasarte a VoIP depende del tamaño de tu empresa. Cuanto más grande sea tu organización más tiempo y más equipamiento necesitarás. Empezar con un servicio en la nube es más sencillo y, en muchos casos, ni siquiera necesita una tarjeta de crédito. Los proveedores de mayor reputación ofrecen demos gratuitas, así se puede probar el sistema antes de comprometerse a nada.

Todas las empresas verán una reducción en sus facturas de teléfono desde el principio, dado que las llamadas internas (las que no pasan en ningún momento por la red telefónica tradicional) son gratuitas. Con llamadas internas nos referimos a las que se hacen entre empleados, aunque estén en múltiples oficinas.

Otra razón por la que se reducen los gastos es por los precios bajos, dado que VoIP va, principalmente, por redes de datos y sólo pagas el fragmento que va por la red telefónica. Cuánto ahorres dependerá de cuánto y a dónde llames.

Sin embargo, para calcular tu ahorro tienes que tener en cuenta los costes de actualizar a VoIP. Puede que tengas que mejorar tu infraestructura de red o comprar más ancho de banda para prepararte para el tráfico de VoIP. También necesitas teléfonos compatibles o auriculares para hacer llamadas. Además, si tu servicio técnico no tiene experiencia con la tecnología VoIP, podrías necesitar consultores externos.

Ahorro a largo plazo

Cuantificar los beneficios de VoIP a largo plazo es mucho más difícil. Además del ahorro a corto plazo no hay que mantener contratos separados para voz y para datos ni hay que mantener dos líneas distintas. Además, se necesita menos gente puesto que hay que mantener menos cosas y gastar menos tiempo resolviendo problemas.

Según las organizaciones van madurando en el uso de VoIP son más propensas a buscar otros usos de la tecnología. Muchas compañías usan la plataforma como cimientos para desplegar sus redes de comunicación unificadas. Algo así mejora la productividad, reduce el tiempo de inactividad y ayuda a la empresa a competir con más efectividad.

No todo es bueno, claro: la otra cara de la moneda es que las empresas necesitan saber manejar el tráfico VoIP y necesitarán adaptar su hardware: puede que se requiera nuevo hardware, teléfonos SIP, adaptadores de analógico a digital, etc. Muchos negocios ignoran los problemas de seguridad cuando se pasan a VoIP y tienen que ocuparse de ello más tarde. Añadir seguridad a un sistema existente es más caro y consume más tiempo que ponerlo desde el principio. Todo esto impone un coste a la empresa.

Globalmente, pasar a VoIP ofrece un ahorro de costes en el futuro inmediato y a largo plazo. Cuánto ahorres exactamente depende del tipo de sistema que uses, lo que necesite tu negocio, el estado de las redes existentes, el equipamiento que necesites etc. Mientras no te olvides de que la VoIP tiene su propio coste incluido es una decisión extremadamente buena desde un punto de vista financiero.

Si quieres saber cuánto ahorrarás con más detalle visita ¿Cuánto puedes ahorrar con el servicio de VoIP?