¿Qué es un puente de conferencia de VoIP? ¿Para qué se utiliza?

Que las nuevas tecnologías suelan aportar nuevas características no implica que los viejos procesos nunca cambien. La VoIP no sólo ha introducido nuevas herramientas innovadoras, sino que también ha afectado a los flujos de trabajo existentes. Una de las cosas que más ha mejorado VoIP son las conferencias.

Conferencias antes de VoIP

Las conferencias no son una característica nueva para las empresas. Las empresas tradicionales ya ofrecían esta característica pero, como tantas otras características para empresas, sólo se las podían permitir las organizaciones más grandes. Configurar y participar en una conferencia llevaba mucho tiempo y no era un proceso muy intuitivo. Por esta razón las conferencias no eran tan populares como hoy. VoIP ha mejorado las conferencias.

La capacidad de hacer conferencias no es nueva, pero VoIP ha simplificado el proceso y lo ha hecho más accesible para organizaciones de todos los tamaños: como VoIP enruta las llamadas a través de internet las empresas han descubierto que muchas conferencias ahora son gratis. Incluso con participantes internacionales son mucho más baratas de lo que eran.

Dependiendo de su configuración particular una llamada de conferencia podría necesitar hardware, software o un teléfono particular. Las llamadas a tres bandas -que, técnicamente, son llamadas de conferencia- son mucho más sencillas de organizar y normalmente no necesitan un puente de conferencia. De hecho, la mayoría de los móviles modernos pueden realizar una llamada a tres bandas sin ningún hardware adicional, pero la mayoría de las empresas usan un puente de conferencia para manejar este tipo de llamadas. Así que, ¿qué es exactamente un puente de conferencia?

¿Qué es un puente de conferencia VoIP?

Aunque puedes hacer llamadas sin puente se hace necesario con configuraciones más complejas. Muchos proveedores de servicio ofrecen llamadas entre tres y diez personas sin puentes e incluso sin cobrarlas

¿Pero qué pasa si tienes 25 interlocutores a la vez o si quieres que dos hablen y los demás sólo puedan escuchar, por ejemplo, para un seminario? En estos escenarios se necesita un puente de conferencia.

Un puente de conferencia puede referirse a hardware dedicado, a software dedicado o a una línea de teléfono separada que la organización usa específicamente para ese tipo de llamadas. El puente de conferencia permite a mucha gente participar en discusiones, el anfitrión o el administrador pueden añadir o quitar participantes, silenciar a ciertas partes o cambiar los parámetros de la llamada. Las líneas de conferencia pueden ser ad hoc o pueden estar preparadas con antelación. Puedes convertir fácilmente una llamada regular en una conferencia añadiendo a un tercer participante o a más. También puedes crear una habitación de conferencias virtual donde los participantes llamen y necesiten un PIN para autentificarse antes de participar.

¿Cuánto cuesta?

Si hablamos del precio que cobra el proveedor, depende de regiones. Algunos proveedores cobran por minuto mientras que otros incluyen una tarifa plana en los planes de empresa. Los planes también determinan el número máximo de conferenciantes que puedes tener en una sola llamada y quien puede incluir vídeo o no.

Sin embargo, el precio base no es el único coste que hay que considerar. Por ejemplo, hay que decidir si se necesita hardware dedicado para las conferencias. Hay unos cuantos teléfonos SIP (necesarios para VoIP) en el mercado que vienen equipados con varios micrófonos y altavoces para permitir calidad de audio y video de alta definición. No necesitas un equipamiento fantástico si tus empleados no usan mucho las conferencias, pero en otras compañías donde esas llamadas pueden remplazar las citas regulares, el hardware de calidad se amortiza enseguida.

Puedes participar en llamadas de conferencia a través de aplicaciones de terceros o software propietario que te facilite tu proveedor. Los usuarios tampoco necesitan siempre un ordenador, siempre puedes llamar desde un teléfono fijo o móvil convencional. Muchas organizaciones tienen reuniones donde sólo unos cuantos participantes usan vídeo mientras que otros usuarios usan sólo audio.

¿Qué beneficios consigues?

Uno de los mayores beneficios de las conferencias es que son mucho más baratas que las reuniones en persona, en términos de tiempo y dinero. Imagínese todo el dinero que ahorraría si los empleados no tuvieran que viajar a las oficinas centrales para citas. Incluso si nadie tiene que viajar, las conferencias son más eficaces en lo que al tiempo se refiere. Muchas organizaciones se dan cuenta de que las citas son más cortas y productivas cuando usan un puente de conferencia que de otro modo.

Las conferencias promueven colaboración entre equipos y entre miembros de los equipos. Muchas empresas tienen empleados remotos o  proyectos con miembros del equipo distribuidos por muchas oficinas o incluso regiones.

Las llamadas de VoIP permiten a esos empleados mantenerse en contacto incluso cuando no están próximos.

Gracias a la tecnología VoIP puedes hablar con alguien al otro lado del globo como si estuviera sentado a tu lado. En un contexto de empresa eso ahorra incontables horas y mejora la productividad en general.